De uiteindelijke begunstigde en het UBO-register.

Vakartikels

Als bestuurder (hiermee worden ook zaakvoerders bedoeld) heeft u met een aan zekerheid grenzende waarschijnlijkheid al documenten ondertekend voor uw bank, accountant/boekhouder, fiscaal adviseur, commissaris, advocaat of notaris waarin u bevestigt wie de uiteindelijke begunstigden zijn in uw vennootschap. Deze verplichting om die informatie te verstrekken aan de voormelde beroepsgroepen kadert in de strijd tegen witwassen en financiering van terrorisme.

Register

In september 2017 werden in dit kader nieuwe bepalingen in de wet ingevoegd, die ook u als bestuurder van uw vennootschap in ieder geval aanbelangen. De nieuwe artikelen 14/1 en 14/2 van het Wetboek van vennootschappen bepalen dat elke vennootschap “toereikende, accurate en actuele informatie over wie hun uiteindelijk begunstigden zijn” moet bijhouden. De bestuurders moeten die informatie ook overmaken aan het UBO-register. Dit register is nu nog niet operationeel, maar er wordt verwacht dat dit nog voor de zomer 2018 van start zou gaan. Deze regelgeving is ook van toepassing op VZW’s, stichtingen, trust en gelijkaardige entiteiten. Hierop gaan we in een volgende nieuwsbrief dieper in.

Aangezien in vele vennootschappen de jaarlijkse algemene vergadering binnenkort zal plaats vinden en de zomer snel dichterbij komt, lijkt dit het geschikte ogenblik om even te checken of het aandelenregister actueel is en of de vennootschap over alle gegevens beschikt die zullen moeten gemeld worden.

Op welke vennootschappen is deze regelgeving van toepassing?

Op alle vennootschappen naar Belgisch recht, welke vorm deze ook hebben.

Wie is een begunstigde?

Een persoon die rechtstreeks of onrechtstreeks (zie de vraag hierna) eigenaar is van meer dan 25% van de stemrechten of van de aandelen of van het kapitaal van de vennootschap. Het aanhouden kan alleen zijn of samen met anderen. Ook een persoon die op een andere wijze de zeggenschap heeft over een vennootschap, wordt beschouwd als een begunstigde. We geven nog mee dat er op de Europese onderhandelingstafel een verlaging van dit percentage ligt, maar of dit uiteindelijk ook effectief zal gebeuren is nog niet zeker.

Wat is een “uiteindelijke” begunstigde?

De uiteindelijke begunstigde is altijd een natuurlijke persoon (d.i. een fysieke persoon, in tegenstelling tot een rechtspersoon, een vennootschap). De term “uiteindelijke” betekent dat als een vennootschap A de aandelen van vennootschap B aanhoudt, er moet omhoog gekeken worden naar de natuurlijke persoon aandeelhouder van vennootschap A. In een groep moet er tot aan de top van de vennootschappen-groep gekeken worden tot op het niveau van de natuurlijke personen.

Wat als we geen uiteindelijke begunstigde kunnen vinden?

In dat geval worden de natuurlijke personen die behoren tot het hoger leidinggevend personeel beschouwd als uiteindelijke begunstigde.

Welke gegevens moeten we verzamelen over deze uiteindelijke begunstigden?

Ten minste de naam, geboortedatum, nationaliteit, adres van de persoon en de aard en de omvang van het gehouden economisch belang.

Waar vinden we die gegevens?

Voor Belgische vennootschappen die aandelen op naam hebben uitgegeven zou u de naam, het adres en het aantal aandelen moeten kunnen terugvinden in het aandelenregister. Voor Belgische vennootschappen die niet verplicht zijn aandelen uit te geven (bv. VOF) zou u de zeggenschapsrechten moeten kunnen terug vinden in de oprichtingsakte/overeenkomst. Voor buitenlandse vennootschappen-aandeelhouders wordt het vaak al veel moeilijker om de juiste informatie terug te vinden. Als de uiteindelijke begunstigden niet kunnen gevonden worden, worden de natuurlijke personen die behoren tot het hoger leidinggevend personeel beschouwd als uiteindelijke begunstigden (zie hoger). De geboortedatum en de nationaliteit zal u aan de betrokkene zelf moeten vragen.

We herinneren ons nog de nieuwsbrief over GDPR – hoe past dit verplicht bijhouden van deze persoonsgegevens in het plaatje?

Volgens ons is de grond om deze gegevens bij te houden, te verwerken en door te geven aan het UBO-register, de wettelijke verplichting om dit te doen.

Wat is het UBO-register (Ultimate Beneficial Owner)?

Het UBO-register is een centraal register bij de FOD Financiën. Alle niet-genoteerde Belgische vennootschappen, maar ook VZW’s, stichtingen, trusts en vergelijkbare entiteiten (wat met dit laatste wordt bedoeld moet nog in een Ministerieel Besluit worden vastgelegd), moeten hun uiteindelijke begunstigden hieraan meedelen. Dit register is nu nog niet operationeel, maar er wordt verwacht dat dit nog voor de zomer 2018 zou van start gaan.

Wie kan inzage krijgen in dat UBO-register?

Dit is, zoals u zal begrijpen, een heikel punt in de deze regelgeving. Het inzagerecht moet nog worden vastgelegd bij Koninklijk Besluit. De fiscale administratie zou het alleen mogen raadplegen binnen het doel waarvoor het is opgericht, met name voorkomen van witwassen van geld en strijd tegen de financiering van terrorisme.

En tenslotte: wat als we deze verplichting naast ons neer leggen?

In vele familiale ondernemingen zal het volgen van deze regelgeving geen al te grote inspanningen vergen. U moet immers niet alle informatie van alle aandeelhouders verzamelen, wel van deze aandeelhouders, die meer dan 25% van de zeggenschapsrechten vertegenwoordigen (zie hoger). De wet voorziet duidelijke sancties: de bestuurder (persoonlijk!) kan een geldboete van EUR 50 tot EUR 5.000 (te vermenigvuldigen met de opdeciemen om de muntontwaarding tegen te gaan; sinds 2016 betekent dit dat de bedragen vermenigvuldigd moeten worden met 8). Als u een goed voorbereide bestuurder wil zijn en geen bestuurdersaansprakelijkheid en geldboetes wil oplopen, is het nu tijd om actie te ondernemen.

Wenst u over dit alles meer te weten, neem dan contact op met uw dossierverantwoordelijke of rechtstreeks met Anne Roucourt, Legal Partner.