De VZW en nieuwe regelgeving in vogelvlucht

Bestuurders van VZW’s doen er goed aan om de wijzigingen in de regelgeving die van toepassing is op hun vereniging kort op te volgen. In deze bijdrage bespreken we enkele wijzigingen die niet uit het oog mogen verloren worden.

Zoals beloofd in onze vorige nieuwsbrief, gaan we dieper in op de toepassing van het UBO-register voor VZW’s.

VZW’s hebben geen aandeelhouders, noch kapitaal. Het bepalen van de uiteindelijke begunstigde kan dus niet op dezelfde wijze als bij vennootschappen.

Tot vóór de gewijzigde wetgeving inzake anti-witwas, was het niet duidelijk wie de uiteindelijke begunstigden bij een VZW waren. Aangezien een VZW aan haar leden “geen stoffelijk voordeel” mag verschaffen, kunnen de leden van een VZW niet beschouwd worden als een uiteindelijk begunstigde. De wet van 18 september 2017 (art. 4, eerste lid, 27°, c) bepaalt nu uitdrukkelijk wie de uiteindelijke begunstigden zijn: de bestuurders, de personen die gemachtigd zijn om de VZW te vertegenwoordigen, de personen belast met het dagelijks bestuur, de (categorie van de) personen in wiens belang de VZW is opgericht of werkzaam is en de personen die via andere middelen de uiteindelijke zeggenschap uitoefenen.

De bestuurders van VZW’s moeten dus de gegevens van hun uiteindelijke begunstigden verzamelen en meedelen. Voor meer toelichting over de te verzamelen gegevens en de mededelingsplicht verwijzen we naar onze vorige nieuwsbrief. Hiervoor geldt immers hetzelfde als voor vennootschappen. Lees hier het artikel. 

De nieuwe privacy wetgeving (GDPR of Algemene Verordening Gegevensbescherming) is ook van toepassing op VZW’s die persoonsgegevens van individuen bijhouden en/of verwerken. Alle gegevens die informatie verschaffen over een identificeerbare natuurlijke persoon (een individu dus) zijn persoonsgegevens en elke bewerking hierop (al dan niet geautomatiseerd) valt onder de nieuwe wetgeving. Elke VZW verwerkt gegevens. Denk maar aan medewerkers, vrijwilligers, bestuursleden, leden, sponsors, financiers,…. 

Vanaf 25 mei 2018 moeten ook VZW’s in orde zijn met deze wetgeving. De VZW moet weten waar welke gegevens bijgehouden worden. De VZW moet kunnen aantonen op welke rechtsgrond ze die gegevens bijhoudt (bv. toestemming, nodig om lidmaatschap te kunnen volgen, nodig voor de organisatie van de werkzaamheden van de VZW,…). Als de rechtsgrond gebaseerd is op de toestemming van de persoon, moet die toestemming actief worden gegeven (actieve handeling vereist). De VZW moet transparant zijn over de termijn dat ze deze gegevens bijhoudt. De gegevens moeten passend beveiligd zijn. 

Elke persoon kan inzage vragen in de bijgehouden gegevens en kan vragen deze te wissen en/of te verbeteren en/of de gegevens over te dragen aan hem/haar. De VZW moet ook een register bijhouden van de verwerkingsactiviteiten en eventuele datalekken. Alles moet ook gedocumenteerd zijn.

De VZW moet haar medewerkers vorming geven over deze nieuwe wetgeving. De “privacy-commissie” (nu Gegevensbeschermingsautoriteit) heeft het recht een onderzoek in te stellen en kan sancties opleggen die kunnen gaan tot maximum 20 miljoen euro. Tot daar in een notendop de nieuwe regelgeving. De uitwerking om in overeenstemming te zijn met deze regelgeving zal van de VZW tijd en inspanningen vergen. 

Wie er dus nog niet mee begonnen is, kunnen we enkel aanraden dringend in actie te komen. 

Het nieuwe Boek XX van het Wetboek van Economisch Recht (WER) treedt op 1 mei 2018 in werking. Het nieuwe insolventierecht is opgenomen in dit nieuwe Boek XX. Dit boek brengt de bestaande WCO-wetgeving en de faillissementswetgeving samen in één geheel. Het toepassingsgebied wordt echter ook verruimd. Ook VZW’s vallen nu onder het toepassingsgebied van het insolventierecht. VZW’s zijn opgenomen onder de definitie “onderneming”. 

Dit betekent dat een VZW voortaan kan failliet verklaard worden, maar ook dat een VZW in moeilijkheden voortaan beroep kan doen op de mogelijkheden om haar continuïteit te vrijwaren, net zoals handelsondernemingen dat kunnen. 

Er is nog twee andere wijzigingen die aandacht vragen. 
De aansprakelijkheid van bestuurders in geval van faillissement staat nu in het Boek XX van het WER in plaats van het Wetboek van vennootschappen. Ook bestuurders van een VZW kunnen nu dus aansprakelijk gesteld worden, als ze door een kennelijk grove fout hebben bijgedragen tot het faillissement. De wet viseert de huidige of gewezen bestuurders, maar ook alle andere personen die ten aanzien van de zaken van de onderneming werkelijke bestuursbevoegdheid hebben gehad, ook feitelijke bestuurders.

“Kleine” VZW’s die een vereenvoudigde boekhouding voeren, zijn van deze bijzondere aansprakelijkheidsgrond uitgesloten. Dit neemt echter niet weg dat de “gewone” bestuursaansprakelijkheidsgronden wel gelden voor bestuurders van dergelijke VZW’s.

Even een zijsprongetje, maar niet onbelangrijk: bestuurders zullen voortaan zelf ook beschouwd worden als een onderneming. 

Als u zelfstandig bestuurder bent van een VZW en u dit beroepsmatig doet, dan valt u principieel onder de toepassing van het nieuwe insolventierecht, en kan u bijgevolg ook zelf failliet verklaard worden of kan u het voorwerp zijn van een procedure van gerechtelijke reorganisatie. Of u bezoldigd bent of niet, speelt in principe geen rol. Het zal aan de rechtspraak zijn om uit te maken hoe ruim of eng de bepaling “iedere natuurlijke persoon die zelfstandig een beroepsactiviteit uitoefent” zal geïnterpreteerd worden. 

Sinds augustus 2017 is de machtiging van de minister voor het ontvangen van giften via testament afgeschaft. De machtiging was al niet meer vereist als de waarde niet hoger was dan EUR 100.000, maar nu zijn ook hogere bedragen vrijgesteld van machtiging, ten minste voor zover de gift plaats vindt via een legaat bij testament. Voor giften bij leven van meer dan EUR 100.000 geldt de vereiste van machtiging nog steeds.

Indien u meer informatie wenst over één van deze onderwerpen, neem dan contact op met uw dossierverantwoordelijke of met Anne Roucourt, Legal Partner.